Archivos Mensuales: marzo 2015

Gestión del Conocimiento – TIC’s en la empresa zamorana

Podemos definir la Gestión del Conocimiento (“Knowledge Management”) como la nueva disciplina que se encarga del estudio de las herramientas tecnológicas, las técnicas y procedimientos organizativos, y los cambios en la gestión de las personas que permiten desarrollar y extraer el máximo aprovechamiento del conocimiento de una organización.

Fruto del papel preponderante que han adquirido los activos intangibles de una organización, surge en los últimos años la Gestión del Conocimiento como una disciplina central de la gestión empresarial.

De un modo general podrían identificarse una serie de vías para el flujo del conocimiento en una organización:

  • A través de redes informales:

Conversaciones informales que tienen lugar en puntos de encuentro dentro del organización (cafetería, fotocopiadora…).

  • A través de redes formales:

Reuniones periódicamente establecidas en grupos de trabajo.

  • Acceso a documentos de la organización:

En los que se recopilan todos los datos e información disponibles sobre un tema.

  • Desarrollo de “workshops”

Y encuentros de intercambio de experiencias, en los cuales los empleados pueden compartir sus experiencias y conocimientos adquiridos en determinados proyectos.

Las organizaciones suelen encontrarse con el problema de que el conocimiento es realmente útil para ellas cuando se ha estructurado y almacenado en algún tipo de soporte, que facilite su posterior acceso, constituyendo lo que se conoce como capital estructural. No obstante, las personas que atesoran ese conocimiento no son proclives a este tipo de actividades prefiriendo las vías informales de transmisión del mismo. Por ello, es frecuente llegar a soluciones de compromiso que satisfagan esas tendencias contrapuestas.

Las vías de trabajo en la gestión del conocimiento dentro de las organizaciones han tenido dos líneas claras de actividad:

  • Estrategia basada en un “almacén de conocimientos”:

En este caso la organización almacena documentos repletos de conocimientos (memorandos, informes, presentaciones, artículos) en un sistema donde puedan ser recuperados con facilidad. Estos almacenes según su temática podrían clasificarse en: de conocimiento externo (información sobre la competencia, el mercado y la situación económica); de conocimiento estructurado interno (informes de investigación, materiales de marketing orientados al producto, técnicas y procedimientos organizativos, etc.); o de conocimiento informal interno (bases de datos que acumulan la experiencia de los empleados de la organización).

En este caso, las herramientas utilizadas suelen ser los sistemas de Gestión Documental, los servidores Web corporativos, los motores de búsqueda y las bases de datos compartidas.

  • Estrategia basada en la creación de “redes de expertos”:

Aquí la organización persigue facilitar el intercambio de los conocimientos de los expertos y la accesibilidad a los mismos. Se utilizan medios como los sistemas de videoconferencia, herramientas para compartir y examinar documentos, y redes de telecomunicaciones avanzadas que conectan las diferentes oficinas y delegaciones.

También se podrían incluir las herramientas de groupware que facilitan especialmente la comunicación.

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Teleformación – TIC’s en la empresa zamorana

Podemos entender por teleformación aquel proceso de aprendizaje que facilita al alumno el acceso a materiales y el seguimiento remoto de eventos formativos, con independencia de su situación geográfica, mediante la utilización de distintos soportes telemáticos.

En la actualidad existen dos modelos básicos de teleformación. El primero de ellos trata de reproducir el modelo de formación a distancia tradicional aprovechando la ventaja de Internet como medio de transmisión de información y las posibilidades de actualización del mismo.

El segundo modelo se centra en todas las posibilidades de interacción que permite Internet y trata de poner el énfasis en las actividades de tipo colaborativo (interacción alumno-profesor o alumno-alumno).

Los elementos esenciales en un modelo de teleformación son:

  • El alumno:

La teleformación tiene el inconveniente de exigir un mayor nivel de implicación al alumno, por ello suele ofrecer mejores resultados en formación de adultos y cursos de corta duración.

  • El formador:

Se exige un buen conocimiento de Internet y dado que se mueve en un entorno rico en información debe jugar un papel de facilitador para el acceso a esos recursos de información.

  • La plataforma de Teleformación:

Es la aplicación que da soporte a la actividad formativa, al tiempo que realiza las funciones de seguimiento de cada uno de los participantes.

  • Los materiales formativos:

La tendencia es que sean unos materiales específicos, con contenido multimedia lo que puede favorecer el proceso de aprendizaje, ya que el simple texto presenta desventajas frente a una versión en papel.

Las ventajas de la teleformación podrían resumirse en los siguientes aspectos:

1.-Mayor efectividad en los costes

  • Educar a más gente, más a menudo.
  • Reducción de los gastos de viajes.
  • Flexibilidad para incluir estudiantes cuando esto sea necesario, sin ningún gasto asociado.

2..-Mayor impacto

  • Conocimiento Just ln-Time.
  • Aprendizaje en el puesto de trabajo o en casa.
  • Programas y material interactivo.

3.-Mayor flexibilidad

  • Al eliminarse los desplazamientos.
  • Al eliminarse (en determinados casos) la necesidad de ajustarse a un horario.
  • Al permitir balancear la carga de trabajo.

4.-Mayor calidad

  • Más posibilidades de elección.
  • Oportunidades de interacción entre profesor-alumnos y alumno-alumno.
  • Acceso a expertos remotos.

En 2011, se estimó que a nivel mundial se gastaron alrededor de 35.6 mil millones de dólares en procesos de e-learning autogestionados. En 2014, fueron 56,2 mil millones dólares, y va a duplicarse durante este año 2015.

El éxito de cualquier programa de teleformación no depende sólo de la tecnología utilizada, aun cuando también sea importante. Lo que verdaderamente definirá su nivel de calidad será la capacidad de presentar una adecuada metodología, un correcto seguimiento del proceso formativo, un aprovechamiento óptimo de las oportunidades de personalización y adaptación a las necesidades particulares de los participantes en un curso, el establecimiento de vías de comunicación y colaboración dentro del aula virtual y, en definitiva, una óptima integración de múltiples recursos que facilitarán el intercambio del conocimiento entre los participantes.

Sistemas Integrados de Gestión Empresarial: ERP´s – TIC´s en la empresa zamorana

Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning, “Planificación de Recursos Empresariales”) es un sistema integrado de software de gestión empresarial, compuesto por un conjunto de módulos funcionales (logística, finanzas, recursos humanos, etc.) que pueden ser adaptados a las necesidades de cada empresa u organización en la que se implanten.

Un sistema ERP combina la funcionalidad de los distintos programas de gestión en uno solo, basándose en una única base de datos centralizada. Esto permite garantizar la integridad y unicidad de los datos a los que accede cada departamento, evitando que éstos tengan que volver a ser introducidos en cada aplicación o módulo funcional que los requiera.

Los ERPs suelen adoptar una estructura modular que responde a las diferentes tareas funcionales de una empresa. Todos estos módulos están interconectados y comparten una base de datos común, garantizando de este modo la coherencia e integración de los datos generados.

Este esquema modular facilita la implantación de un sistema de estas características, que puede ser realizada por etapas, reduciendo el impacto global en la organización al facilitar la transición desde los sistemas anteriores.

El sistema básico del ERP está formado por las aplicaciones técnicas y la arquitectura necesaria para servir de plataforma al resto de los módulos. Proporciona herramientas de administración para controlar tanto el sistema en sí (rendimiento, comunicación con otras aplicaciones y otros sistemas, etc.) como la base de datos que constituye el núcleo del producto.

Los principales módulos de un ERP podrían ser los siguientes:

•Módulo de Aprovisionamiento:

Gestiona los materiales y su relación con los proveedores. La gestión de materiales debe dar soporte a la definición de los datos necesarios para el tratamiento de los materiales a lo largo de toda la cadena logística, así como las transacciones realizadas con ellos, facilitando el control de los stocks, la generación de nuevos pedidos, la valoración de inventarios de acuerdo con distintos criterios, etc.

En lo que se refiere a la relación de la empresa con los proveedores, el sistema debe proporcionar toda la información sobre precios y condiciones de entrega, historial de compras, disponibilidad, etc., facilitando de este modo el proceso de toma de decisiones de compra.

•Módulo de Producción:

Se encarga de gestionar los materiales y servicios empleados en la cadena de producción de una empresa, así como los recursos (máquinas, utillaje, personal) utilizados en ella. Este módulo facilita la planificación de los materiales y de las capacidades de los recursos, lanzando las órdenes de fabricación o montaje.

•Módulo de Ventas:

Se ocupa de la relación de la empresa con los clientes, dando soporte a todas las actividades comerciales de prevenía (contactos, presupuestos, búsqueda de clientes…) y posventa (entrega, factura, devoluciones…). Asimismo, facilita la gestión y configuración de los pedidos.

•Módulo de Finanzas:

Se encarga de la contabilidad y de la gestión financiera de la empresa. Se trata de un módulo esencial dentro del sistema ERP, ya que va a estar totalmente integrado con los restantes módulos. Por este motivo, resulta fundamental para la correcta implantación del ERP. Este módulo proporciona herramientas flexibles y aplicaciones orientadas tanto a la contabilidad financiera como a la contabilidad analítica o de costes.

•Módulo de Recursos Humanos:

Permite gestionar la información relacionada con los empleados de una organización (datos personales, formación recibida, experiencia, ocupación, salario, historial profesional, períodos vacacionales, bajas por enfermedad, premios, sanciones, etc.).

Los sistemas ERP proporcionan a los directivos una herramienta de gestión con la cual poder tomar mejores decisiones.

Es necesario y fundamental tomar conciencia de que la implementación de un sistema ERP es un proceso de mejora continua. El proyecto requiere tanto de una metodología estructurada, una estrategia enfocada en la gente y los procesos (es decir, un cierto esfuerzo por parte de la empresa) como de mantenimiento, ya que constantemente surgen nuevas opciones que incrementan las posibilidades de operación, siempre sin olvidar que el ERP permite dar respuestas más eficientes al creciente entorno competitivo.

Sistemas de Workflow – TIC´s en la empresa zamorana

Un Sistema de Gestión de Flujos de Trabajo (Workflow Management System) está constituido por un conjunto de aplicaciones que permiten automatizar los procesos de negocio de una organización.

Un Sistema de Workflow consta de tres elementos esenciales:

  • Herramientas:

Que permiten analizar, modelar y definir los procesos de la organización.

  • El Motor de Sistema de Workflow:

Que se encarga de interpretar las definiciones de los distintos procesos y crear un entorno donde se puedan ejecutar varias instancias de dichos procesos, responsable de controlar las distintas etapas de la ejecución de un proceso, invocando en cada etapa a la persona y/o aplicación a la que corresponda actuar, distribuyendo, de este modo, las tareas que se tienen que realizar para completar el proceso.

  • La Interface del Sistema de Workflow:

Con los usuarios y las aplicaciones, puesto que las actividades que constituyen un “flujo de trabajo” requieren de la intervención de una persona que utilice una determinada aplicación informática. La interfaz de usuario se encarga de controlar la interacción entre el motor del Sistema de Workflow y las aplicaciones y los usuarios, invocando la aplicación adecuada en cada caso. También se ocupa de gestionar las colas de trabajo, presentando las tareas que tiene pendientes cada uno de los usuarios del sistema.

Asimismo, un Sistema de Workflow puede incorporar otra serie de funcionalidades, entre las que podemos citar:

  • Herramientas para el Procesado de Imágenes:

Permiten llevar a cabo la digitalización de documentos en papel para su posterior tratamiento informático, con la posibilidad de utilizar aplicaciones de OCR (‘Reconocimiento Óptico de Caracteres’) para interpretar documentos de texto.

    • Gestión Documental:

Facilita el almacenamiento de documentos electrónicos, el control de versiones y su utilización, así como la asignación a quien deba manipularlos.

      • Servicios de Directorio:

Registran la localización de recursos y personas dentro de una organización.

      • Servicios de Mensajería y Correo Electrónico.

El correo electrónico es uno de los usos más populares de Internet, y consiste en una aplicación mediante la cual un ordenador puede intercambiar mensajes con otros usuarios de ordenadores (o grupos de usuarios) a través de la red.

      • Herramientas de Groupware (Computer Supported Cooperative Work -CSCW-)

Se trata de herramientas que facilitan el trabajo en equipo, dando soporte a agendas compartidas, boletines de noticias, foros de discusión, intercambio de datos, ejecución compartida de aplicaciones, etc. Sin duda, el producto líder en este segmento del mercado es Lotus Notes.

      • Software de Gestión de Proyectos:

Permite gestionar la planificación y el desarrollo de un proyecto, definiendo las tareas a realizar y los objetivos temporales, facilitando la asignación de tareas a los miembros integrantes del proyecto, etc.

      • Herramientas de Análisis, Modelado y Definición de Procesos:

Facilitan el análisis y definición de los procesos de una organización. Los Sistemas de Workflow también se están viendo afectados por el fenómeno Internet/Intranet/Extranet. Desde mediados de la década de los noventa se han desarrollado nuevos Sistemas de Workflow que se basan en la tecnología World Wide Web, utilizando el protocolo HTTP para intercambiar documentos y formularios que han sido definidos en el lenguaje HTML.

De este modo, los programas navegadores Web se convierten en herramientas perfectamente válidas para intercambiar datos con los Sistemas Gestores del Workflow. Esto proporciona nuevas oportunidades, ya que hace posible la comunicación entre los usuarios y el motor del sistema a través de Internet, constituyendo la solución ideal para aquellas empresas y organizaciones que necesitan enlazar varias delegaciones que se encuentran dispersas geográficamente.

Servicios de Intranet – TIC’s en la empresa zamorana

Mediante una Intranet una organización puede emplear la propia tecnología de Internet para mejorar sus sistemas de información y sus comunicaciones internas. La idea es bien sencilla: utilizar el protocolo IP y servicios como el World Wide Web o el correo electrónico en la propia red corporativa.

La implantación de una Intranet permite reducir los costes asociados al desarrollo y mantenimiento de aplicaciones, así como los costes de gestión de la red y los sistemas informáticos. Además, posibilita localizar rápidamente la información dentro de la organización, información que será consistente y que siempre estará actualizada y que, además, se puede compartir fácilmente entre los distintos empleados.

Así, por ejemplo, a través del servicio World Wide Web, se puede poner el conocimiento corporativo a disposición de toda la organización, facilitando en gran medida el acceso a él desde cualquier ubicación y de forma prácticamente instantánea: información técnica sobre los productos, noticias relacionadas con la empresa y sus actividades, bases de datos de informes y documentación, políticas de la empresa, manuales de procedimientos y normas de actuación, etc.

De este modo, es posible reducir la pérdida de tiempo provocada por la búsqueda de la información necesaria para realizar alguna actividad, problema que afecta a la mayoría de las organizaciones. Además, se tiene la ventaja adicional de que la información disponible va a estar permanentemente actualizada.

Por su parte, el correo electrónico y la videoconferencia contribuyen a mejorar la comunicación interna y la cooperación entre los integrantes de los distintos grupos de trabajo.

Asimismo, el hecho de utilizar los mismos programas que permiten acceder a los servicios de Internet, que destacan por la sencillez de su manejo y que muchos usuarios ya conocen, facilita la formación de los nuevos empleados.

También hay que tener en cuenta que en el mercado existe un gran número de aplicaciones ya desarrolladas, de bajo coste y alta fiabilidad, basadas en la tecnología Web. Así, por ejemplo, las últimas versiones de algunos sistemas de gestión documental, productos de workflow (Sistema de Gestión de Flujos de Trabajo) o software de soporte a la toma de decisiones (herramientas DSS) utilizan navegadores para acceder e interactuar con la información mantenida por un servidor Web.

Las empresas de informática afirman que ésta será la plataforma de desarrollo más utilizada en el futuro, ya que se puede emplear el navegador como un cliente universal para acceder a las aplicaciones y datos cargados en los servidores Web de la red, permitiendo la interoperabilidad de distintos sistemas informáticos. De hecho, se ha desarrollado un nuevo modelo de acceso a aplicaciones de gestión y bases de datos basado en una arquitectura de tres niveles, en la que intervienen el navegador Web que actúa como cliente universal, el servidor Web corporativo y el servidor de aplicaciones de gestión y de acceso a bases de datos.

Una extensión del concepto de Intranet es la Extranet, red privada virtual soportada por redes públicas (como Internet) que integra a la empresa con sus proveedores y clientes utilizando los mismos protocolos y servicios de la red Internet. De este modo, es posible compartir información en tiempo real sobre los pedidos y alcanzar una mayor integración de los distintos sistemas informáticos. También se facilita el intercambio electrónico de documentos mercantiles (EDI).

Además, se puede utilizar la Extranet para compartir conocimientos entre las organizaciones que la integran y reforzar su cooperación para realizar ciertas actividades, como el desarrollo de nuevos productos y servicios, contribuyendo a un mayor fortalecimiento de la relación.

Estado de las TIC en la empresa zamorana

En el contexto del proyecto ‘Los pilares del Empleo’ que persigue entre otros objetivos, el análisis del tejido empresarial de la provincia de Zamora, la fundación Orbe Zero desea impulsar el desarrollo de las nuevas Tecnologías de Información y Comunicación en las empresas de nuestro ámbito. Para ello hemos dispuesto un servicio de consultoría gratuito con el que ayudar a mejorar en la consolidación de las TIC en dichas empresas.

Como apoyo a esta labor, nos complace inaugurar una serie de artículos Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) en la empresa zamorana con los que difundiremos algunas tecnologías que son de especial interés para mejorar la productividad y la competitividad en las empresas zamoranas.

Permaneced atentos a las nuevas publicaciones que esperamos sean de vuestro interés.

Talleres de emprendimiento y empleo.

Jornadas orientadas a dar información de interés al tejido empresarial, así como para dar a conocer proyectos emprendedores en la provincia de Zamora.

Jornadas de información de interés para el tejido empresarial y difusión de proyectos emprendedores.

Talleres emprendimiento y empleo.

Se podrá conocer de primera mano de organismos especializados que trabajan en la provincia de Zamora, información de interés para las empresas y en especial para emprendedores, tales como normativa, incentivos laborales, proceso, pautas e incentivos a la creación de empresas, financiación, fiscalidad, servicios especializados dados por cada organización,… Además habrá un espacio reservado para dar a conocer proyectos empresariales nuevos, que lleven poco tiempo funcionando un máximo de dos años, que vayan a empezar proximamente o empresas que lleven más tiempo pero que vayan a empezar un nuevo área o línea de negocio en la empresa.

Son totalmente gratuitos hasta completar aforo. Pueden asistir cualquier persona, trabajador desempleado, por cuenta propia o ajena, interesado en conocer o mejorar la información que tiene sobre los servicios disponibles para las empresas en cuanto gestión empresarial, incentivos y creación de empresas.

Cuando son:

25/03/2015 en Zamora. (10:00-14:00)

21/04/2015 en Bermillo de Sayago. (16:00-20:00)

15/05/2015 en Alcañices.(10:00-14:00)

04/06/2015 en Puebla de Sanabria. (10:00-14:00)